Prestito mostre esterne

La Biblioteca Nazionale di Napoli concede in prestito il materiale librario delle sue raccolte per mostre o iniziative con scopi culturali e/o scientifici, organizzate da Enti pubblici o privati.
La richiesta di prestito, corredata del progetto scientifico e del facility report della sede espositiva, va inoltrata alla Direzione della Biblioteca almeno quattro mesi prima della data di inaugurazione della mostra o dell'evento. Nella richiesta va inoltre specificato se tali manifestazioni culturali siano a pagamento.
L'Ente richiedente si impegna a rispettare le condizioni poste a garanzia della tutela e della corretta conservazione del materiale biblio-documentale, sottoscrivendo la scheda movimento bene culturale, da compilare nella parte di sua competenza.
Il prestito verrà concesso previa autorizzazione ministeriale, su parere favorevole espresso dalla Direzione.

Condizioni di esposizione

1. Le misure di sicurezza da rispettare nell'ambiente in cui viene collocato il bene culturale sono le seguenti:

a) temperatura compresa tra i 18° e i 20°
b) umidità relativa compresa tra il 50% e il 60%
c) protezione raggi UV/IR
d) intensità luminosa max. 50 lux
e) teche espositive con chiusura di sicurezza e, in caso di materiale di particolare pregio, con sistema di allarme e climatizzate
f) impianti antincendio e antifurto
g) vigilanza diurna e notturna

2. A tutela del materiale librario esposto i volumi devono essere aperti a 40° -50° e posizionati su supporti idonei, da concordare con il Servizio Prestito Mostre
3. Il materiale librario concesso in prestito deve essere assicurato a spese dell'Ente Organizzatore con polizza “da chiodo a chiodo-all risks” per il valore assicurativo stimato dalla Biblioteca.
4. Il certificato di assicurazione – inviato al Servizio Prestito Mostre almeno 5 giorni prima dell'inaugurazione della mostra - deve riportare la descrizione e la segnatura (o numero di inventario) di ciascuna delle opere richieste in prestito.
5. Il valore assicurato deve essere indicato per ogni pezzo. Non sono accettate polizze con valori complessivi.
6. Le operazioni di imballaggio e trasporto devono essere effettuate da una ditta specializzata in trasporti di opere d’arte, alla presenza di un funzionario incaricato.
7. Nel caso di opere di rilevante valore la Biblioteca si riserva di richiedere una scorta armata statale o privata.
8. Le opere devono essere imballate in contenitori opportunamente predisposti, ignifughi e completamente impermeabili, atti a garantire la massima tutela e salvaguardia. In casi particolari ci si riserva di richiedere un contenitore climatizzato o predefinito.

Accompagnamento delle opere

1. Il materiale biblio-documentale concesso in prestito deve essere accompagnato, sia all'andata che al ritorno, da un funzionario della Biblioteca Nazionale di Napoli, che viaggia a bordo o a seguito del mezzo di trasporto.
2. Per tratte lunghe è previsto il viaggio in aereo con l'aggiunta di un extra seat per alloggiare la valigia contenente il/i volumi in prestito.
3. Nell'eventualità di mostre itineranti, valutate le condizioni di sicurezza e le modalità del trasporto, è possibile trasferire le opere della Biblioteca nelle successive sedi espositive insieme a tutti gli altri beni culturali esposti nella prima sede, appartenenti agli altri Istituti prestatori, pubblici e/o privati
4. Il courier ha il compito di:
a) sovrintendere a tutte le operazioni di imballaggio, disimballaggio, collocazione in teca delle opere, fino alla chiusura definitiva della vetrina;
b) verificare in sede mostra le condizioni di tutela garantite per le opere e la sicurezza degli ambienti espositivi; se necessario, può richiedere ulteriori misure di sicurezza o ritirare il materiale librario dall'esposizione;
c) compilare e sottoscrivere il condition report delle opere prestate, congiuntamente al funzionario o al restauratore incaricato dall'Ente organizzatore;
d) sovrintendere, a fine mostra, al disallestimento delle teche e all'imballaggio delle opere;
e) verificare lo stato di conservazione del materiale librario.
5. Il courier eseguirà le operazioni sopra descritte in occasione di ciascun trasferimento da una sede espositiva alla successiva.
6. Eventuali spostamenti delle opere in tempi successivi dovranno essere concordati e autorizzati.
7. Solo motivi di grave pericolo per le opere - per la loro messa in sicurezza - potranno far derogare dal divieto assoluto di spostarle senza la presenza di un funzionario della Biblioteca Nazionale di Napoli.
8. Qualora si verifichino alterazioni o danni alle opere nel corso dell'esposizione, gli organizzatori sono tenuti ad avvisare immediatamente la Direzione della Biblioteca, che, previo sopralluogo del courier, può disporne il ritiro.
9. Il funzionario della Biblioteca Nazionale di Napoli, se non in casi particolari e da concordarsi, non può assolvere direttamente a mansioni di vettore in itinere del materiale prestato.
10. Se le opere richieste sono in numero elevato o di particolare pregio o natura, la Biblioteca Nazionale di Napoli può prevedere la presenza di due o più accompagnatori.

Trattamento di missione

1. Le spese di missione sono a totale carico dell’Ente organizzatore. Nella lettera di accettazione da parte dell’Ente organizzatore vengono definiti i dettagli del trattamento di missione da parte dei courier della Biblioteca.
2. La diaria giornaliera da corrispondere al momento dell’arrivo in sede è fissata in euro 100,00 per missioni in Italia e nei Paesi aderenti alla Comunità Europea e in euro 150,00 per i Paesi extracomunitari.
3. Alla diaria giornaliera va aggiunto l’ulteriore rimborso per spese di trasporto (taxi, autobus, metro, ecc.)

Oneri a carico dell'Ente organizzatore

1. Sono a carico dell'Ente richiedente tutti gli oneri, nessuno escluso, relativi alla preparazione, al trasporto, all'assicurazione delle opere richieste in prestito, nonché al trattamento di missione per il funzionario accompagnatore.
2. In ottemperanza alla nota MIBACT n. 20689 del 9 novembre 2016, per le opere di elevato valore assicurativo, in assenza di una loro riproduzione digitale negli archivi della biblioteca, gli organizzatori della mostra devono sostenere le spese per la digitalizzazione.
3. Se la mostra o l'evento sono a pagamento, il soggetto richiedente, se privato, deve inoltre versare un corrispettivo economico forfettario per opera prestata, al fine di compensare sia la mancata fruizione del bene sia gli eventuali interventi conservativi.
4. Per le opere rare e di pregio, sia manoscritte che a stampa, il contributo da corrispondere è fissato in €. 500.00=;
5. Per le opere rare e di pregio, sia manoscritte che a stampa, assicurate per un valore pari o superiore a €. 100.000,00= il contributo forfettario è fissato in €. 750,00=
6. Per il prestito di cimeli ovvero di opere di eccezionale pregio o natura verrà conteggiato un corrispettivo pari allo 0,10% del valore assicurativo.
7. In caso di interventi conservativi di grande entità finalizzati alla movimentazione delle opere, il costo per il lavoro di restauro e per i materiali vengono aggiunti alla somma forfettaria.
8. L'importo da corrispondere viene indicato nella scheda bene culturale e deve essere versato prima dell'inaugurazione della mostra, mediante bonifico bancario intestato alla Tesoreria provinciale dello Stato di Napoli, (IBAN: IT 66 G 07601 03400 00000000 3814) presso Banco-Posta. Poste Italiane SpA. Viale Europa 175, 00144 Roma (Codice BIC/SWIFT: BPPIITRRXXX) con la seguente causale del versamento: Capo XXIX, cap. 2584, art. 3 Biblioteca Nazionale di Napoli. Contributo per prestito mostre (specificare iniziativa). La copia del bonifico va inviata per posta elettronica alla Biblioteca Nazionale di Napoli, a riprova dell'avvenuto pagamento.
9. L’Ente organizzatore si impegna ad inviare alla Biblioteca Nazionale di Napoli entro e non oltre un mese dal termine della mostra almeno due cataloghi, in cui la Biblioteca Nazionale di Napoli deve essere citata quale Ente prestatore.

Per la normativa relativa al Prestito Mostre esterne cfr. il “Regolamento interno delle modalità di concessione d’uso degli spazi e riproduzione dei beni culturali della Biblioteca Nazionale di Napoli”, Titolo III. Concessione in prestito di materiale librario per mostre o iniziative con scopi culturali e/o scientifici, Determinazione Dirigenziale n. 93 del 9/05/2018.